RPA-Lösung Rechnungsverarbeitung
Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung für ein Logistikunternehmen
Ausgangssituation
Ein mittelständisches Logistikunternehmen mit europaweitem Netzwerk verarbeitete monatlich über
3.000 Eingangsrechnungen von verschiedenen Lieferanten, Spediteuren und Dienstleistern. Der
manuelle Prozess band erhebliche Personalressourcen und führte regelmäßig zu Verzögerungen
und Skonto-Verlusten.
Herausforderungen
- 3.000+ Rechnungen pro Monat aus verschiedenen Quellen (E-Mail, Post, Portal)
- Unterschiedliche Rechnungsformate von über 200 Lieferanten
- Manuelle Dateneingabe in SAP mit hoher Fehlerquote (ca. 5%)
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit von 8 Minuten pro Rechnung
- Regelmäßiger Verlust von Skontofristen durch Bearbeitungsrückstände
Unsere Lösung
SW-Solution implementierte eine End-to-End-RPA-Lösung, die den gesamten Prozess von der
Rechnungserfassung bis zur SAP-Buchung automatisiert. Die Lösung kombiniert intelligente
Dokumentenerkennung mit robuster Prozessautomatisierung.
Implementierte Funktionen
- Multi-Channel-Erfassung: Automatisches Abrufen von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern, Lieferantenportalen und Scan-Ordnern
- Intelligente OCR: KI-gestützte Texterkennung mit über 95% Genauigkeit bei der Datenextraktion
- Lieferanten-Mapping: Automatische Zuordnung zu SAP-Kreditorenstamm
- Regelbasierte Validierung: Automatischer Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen
- SAP-Integration: Direkte Buchung in SAP FI mit vollständiger Belegverknüpfung
- Exception Handling: Intelligentes Routing von Sonderfällen an Sachbearbeiter
Technologie-Stack
- BluePrism: Orchestrierung und Prozesssteuerung
- CTwo: Dokumentenverarbeitung und OCR
- SAP RFC: Native Integration ohne GUI-Automation
- Dashboard: Echtzeit-Monitoring und Reporting
Ergebnisse
20h
Zeitersparnis pro Woche
0,5%
Fehlerquote (vorher 5%)
Return on Investment erreicht nach
4 Monaten
Weitere Vorteile
- Skonto-Optimierung: 98% der Skontofristen werden jetzt eingehalten (vorher 65%)
- Mitarbeiter-Entlastung: Das Team kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren
- Transparenz: Jederzeit Überblick über Bearbeitungsstatus und offene Posten
- Skalierbarkeit: System verarbeitet Volumenspitzen ohne zusätzliche Ressourcen
- Compliance: Lückenlose Dokumentation und Audit-Trail
"Die RPA-Lösung von SW-Solution spart uns 20 Stunden pro Woche an manueller Arbeit. Der ROI
war bereits nach 4 Monaten erreicht. Was uns besonders überzeugt hat: Die Lösung läuft
stabil und wir haben endlich Zeit für strategischere Aufgaben. Hervorragende Zusammenarbeit!"
— Geschäftsführerin, Logistikunternehmen
Projektverlauf
- Woche 1-2: Prozessanalyse und Anforderungsaufnahme
- Woche 3-4: Entwicklung und Konfiguration der RPA-Bots
- Woche 5-6: Integration, Testing und Optimierung
- Woche 7: Schulung und Pilotbetrieb
- Woche 8: Go-Live und Hypercare-Support
Case Study